Stellenanzeige: Sachbearbeiter im Sekretariat mit Schwerpunkt Finanzcontrolling und Personalwesen (m/w/d)

Über uns:

Seit 1996 entwickelt und liefert die Olfasense GmbH Top-Level-Expertise für Verfahren in der sensorischen Analytik und deren Anwendung bei Geruchsfragen im Umweltbereich sowie im Bereich der Produkt- und Materialprüfung. Daneben ist Olfasense der weltweit führende Anbieter von hochwertiger Messtechnik und Software für Geruchslabore. Unsere Räume befinden sich im KITZ in Kiel, in nächster Nähe zur Universität. Daneben haben wir Standorte in Ahlen, Amsterdam, Barcelona, Bristol und Northwich.

Wir möchten unser Verwaltungsteam in Kiel vergrößern. Du bist motiviert, dich mit Freude in unser Unternehmen einzubringen? Dann unterstütze uns als Sachbearbeiter*in in Teilzeit.

Neben der klassischen Sekretariatsarbeit bieten wir Dir die Möglichkeit, Dich in den Bereichen Finanzcontrolling und Personalwesen einzubringen und diese aktiv mitzugestalten.

Deine Aufgaben:

Ausgeprägtes Organisationstalent mit Schwerpunkt auf:

• Allgemeine Sekretariats- und Büroorganisation
• Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten und E-Mails – auch in englischer Sprache
• Erstellung von Schriftverkehr und Protokollen
• Unterstützung der Geschäftsführung und Abteilungsleiter bei administrativen Aufgaben

Vielfältige Aufgaben im Finanzcontrolling mit Schwerpunkt auf:

• Mitwirkung bei der Budgetplanung und -überwachung
• Pflege und Auswertung von Finanzdaten und Kennzahlen
• Unterstützung bei der Erstellung von Berichten für die Geschäftsführung
• Verwaltung und Kontrolle von Rechnungen und Zahlungsströmen

Vertrauensvoller Umgang mit folgenden Aufgaben im Personalwesen:

• Unterstützung bei der Personaladministration, z. B. bei der Erstellung von Arbeitsverträgen und Zeugnissen
• Mitwirkung bei der Vorbereitung und Durchführung von Personalmaßnahmen (Einstellungen, Schulungen)
• Pflege von Personalakten und Dokumentationen
• Unterstützung im Bereich Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie bei der Urlaubs- und Krankheitsverwaltung
• Ansprechpartner*in für Mitarbeiter in administrativen Personalangelegenheiten

Deine Qualifikationen:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Berufserfahrung im Sekretariat
• Grundkenntnisse in Buchhaltung und Finanzcontrolling sowie in personalwirtschaftlichen Prozessen
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (Word, Excel), Erfahrung mit ERP-Systemen wünschenswert
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise und hohe Organisationsfähigkeit
• Teamfähigkeit, Flexibilität und ein hohes Maß an Diskretion

Das erwartet Dich:

• Ein teamgeprägtes Arbeitsumfeld in einem erfolgreich wachsenden Unternehmen
• Ein motiviertes und kompetentes internationales Team, offene Türen und eine positive, wertschätzende Unternehmenskultur
• Ein abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabengebiet mit Gestaltungsspielraum
• Flexible Arbeitszeiten (in Absprache mit Deinem Team)

Weitere Informationen:

Arbeitsort: Kiel (KITZ)
Arbeitszeit: flexibel ab 20 Stunden
Beschäftigungsbeginn: 01.03.2025 oder später
Beschäftigungsdauer: unbefristet
Ansprechpartnerin: Christina Günther

Bitte sende Deine Bewerbung bis zum 15.02.2025 vorzugsweise per E-Mail an bewerbung@olfasense.com mit Angabe deiner Gehaltsvorstellung, der gewünschten Arbeitsstunden pro Woche und deines frühestmöglichen Eintrittstermins.

Wir freuen uns darauf, Dich kennenzulernen!